Travailler à plusieurs en institut : cabine partagée, agendas et collaborateurs

Beaucoup d'indépendants ne restent pas seuls longtemps : un masseur qui loue votre cabine deux jours par semaine, une esthéticienne avec qui vous partagez le loyer, un premier salarié. Chaque configuration pose la même question à l'outil de réservation : qui voit quoi, qui réserve quoi, et comment éviter que deux personnes se retrouvent dans la même cabine à la même heure.

Trois configurations, trois besoins

• La sous-location de cabine : l'autre professionnel a sa propre clientèle et ses propres encaissements. Il a besoin d'un agenda à lui, visible sur votre page ou sur la sienne, et vous avez besoin de savoir quand la cabine est prise.
• Le local partagé entre indépendants : chacun son activité, ses prix, sa caisse. Ce qui est commun, c'est l'espace. Il faut un agenda par personne et un planning de la cabine.
• Le premier salarié : il travaille pour vous, avec vos prestations et votre caisse. Il a besoin de voir son agenda et ses clients, pas votre chiffre d'affaires ni vos notes sur les clients.

Un agenda par personne

Le client qui réserve doit pouvoir choisir avec qui, ou laisser l'outil proposer le premier disponible. Chaque collaborateur a ses horaires, ses prestations (un masseur ne fait pas de pose de gel), ses indisponibilités. Une réservation ne doit bloquer que l'agenda de la personne concernée, et un rendez-vous à deux, comme un massage en duo, doit bloquer les deux.

Un planning par espace

Quand deux personnes peuvent avoir besoin de la même cabine, l'agenda des personnes ne suffit plus : il faut aussi un planning des espaces. La cabine 2 est prise de 14 h à 15 h, quelle que soit la personne qui y travaille. Cela vaut pour le matériel rare : la table chauffante, l'appareil à lumière pulsée. Un outil qui gère les espaces refuse la réservation quand la cabine est occupée, même si le professionnel est libre.

Des droits selon le rôle

• Le propriétaire voit tout : agendas, encaissements, statistiques, réglages.
• Un responsable peut gérer les agendas et les clients, sans toucher aux abonnements ni aux paiements.
• Un collaborateur standard voit son agenda et ses clients du jour. Il ne voit ni le chiffre d'affaires global ni les notes privées sur les clients, sauf si vous le décidez.
• Un indépendant hébergé n'a pas accès à votre fichier clients : c'est votre patrimoine, et le sien lui appartient.

Ce qu'il faut écrire entre vous

Une sous-location de cabine ou un partage de local mérite un accord écrit, même simple : les jours, le montant, ce qui est inclus (linge, produits, ménage), le préavis. Un premier salarié, lui, passe par les formalités d'embauche, à commencer par la déclaration préalable à l'embauche auprès de l'Urssaf avant son premier jour. Ce n'est pas le rôle de l'outil de réservation, mais c'est ce qui évite que l'organisation des agendas devienne un sujet de tension. Le planning partagé fait ensuite respecter l'accord sans discussion. Dernier point : les accès que vous donnez à votre fichier clients engagent votre responsabilité au sens du RGPD ; limitez-les à ce dont chacun a besoin.

Sur RendV, vous invitez un collaborateur par e-mail, choisissez son rôle et ses permissions, et il a son agenda, ses prestations et ses horaires. Les espaces et le matériel se déclarent une fois et se réservent avec le rendez-vous. Les collaborateurs illimités et les statistiques par personne sont dans l'offre Prestige.