Changer de logiciel de réservation sans perdre ses clientes

Ce qui retient le plus les indépendantes sur un outil qui ne leur convient plus, c'est la peur de perdre leur fichier clientes et leurs rendez-vous déjà pris. La migration se fait pourtant en une semaine, sans trou dans l'agenda, en suivant cinq étapes dans l'ordre. Voici la méthode.

1. Exporter avant de résilier

Demandez l'export de votre fichier clientes à votre outil actuel tant que votre compte est actif : nom, prénom, e-mail, téléphone, et si possible les notes et l'historique des rendez-vous. Le format habituel est un fichier CSV ou Excel. Si l'export n'existe pas dans l'interface, écrivez au support : le RGPD vous donne un droit d'accès aux données que vous leur avez confiées en tant que responsable de traitement, et l'éditeur agit pour votre compte. Ne résiliez qu'après avoir le fichier en main et l'avoir ouvert.

2. Nettoyer le fichier

• Supprimez les doublons évidents : même e-mail ou même téléphone.
• Retirez les clientes que vous n'avez pas vues depuis trois ans : vous n'avez pas de raison de conserver leurs données, et elles n'ont pas de raison de recevoir votre rappel.
• Uniformisez les numéros de téléphone (format français, sans espaces) : c'est ce qui permet d'éviter les doublons à l'import.
• Gardez le fichier d'origine intact, dans un dossier, au cas où.

3. Importer, puis vérifier

L'import doit vous laisser faire correspondre vos colonnes à celles de l'outil, détecter les doublons par e-mail ou téléphone plutôt que de créer deux fiches, et vous dire ce qu'il a fait. Vérifiez dix fiches au hasard, dont une avec un accent dans le nom et une avec un numéro qui commence par 06 : ce sont celles qui cassent. Sur RendV, l'import se fait depuis la liste des clientes, à partir d'un fichier CSV, avec correspondance des colonnes et détection des doublons.

4. Reporter les rendez-vous déjà pris

Les rendez-vous des trois ou quatre semaines à venir se ressaisissent à la main dans le nouvel agenda ; c'est une heure de travail, pas plus. Fermez la prise de rendez-vous sur l'ancien outil à une date précise, ouvrez la nouvelle page le même jour, et laissez l'ancien compte actif deux semaines pour ne rien rater. Les nouvelles réservations arrivent alors au seul endroit qui compte.

5. Prévenir vos clientes, une fois, bien

Un message unique, court, qui donne le nouveau lien et dit que rien ne change pour elles : « À partir du 1er, mes réservations se prennent ici. Vos prochains rendez-vous sont conservés. » Changez le lien de votre bio Instagram, de votre fiche Google et de votre répondeur le même jour. Le RGPD vous demande d'informer les personnes du changement d'outil qui traite leurs données : ce message le fait, à condition de renvoyer vers votre politique de confidentialité ou celle du nouvel outil.

Ce que vous ne récupérerez peut-être pas

Les avis laissés sur une place de marché lui appartiennent en général ; vous pouvez les recopier à la main sur votre nouvelle page en indiquant leur origine, mais pas les transférer. Les cartes cadeaux et les forfaits en cours se listent sur une feuille et se ressaisissent. C'est la partie la plus pénible, et la raison de faire la migration en période creuse.