Logiciel de caisse en institut : ce que dit la loi en 2026

Depuis le 1er janvier 2018, un professionnel assujetti à la TVA qui enregistre les paiements de ses clients particuliers avec un logiciel doit utiliser un logiciel de caisse sécurisé. La règle tient en une phrase, mais son application dans un institut de beauté ou un cabinet de massage soulève trois questions : suis-je concerné, quelle preuve dois-je pouvoir montrer, et qu'est-ce que je risque. Voici les réponses, avec les textes.

L'obligation : l'article 286 du Code général des impôts

Le texte de base est le 3° bis du I de l'article 286 du CGI. Il impose à tout assujetti à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité, de gestion ou d'un système de caisse d'utiliser un logiciel qui satisfait à quatre conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données. Autrement dit, une fois un encaissement enregistré, il ne doit plus pouvoir être modifié ou supprimé sans laisser de trace, et les données doivent rester lisibles pendant toute la durée légale de conservation.

La règle vise les paiements reçus de clients particuliers, c'est-à-dire de personnes qui ne sont pas elles-mêmes assujetties à la TVA. C'est précisément le cas de la quasi-totalité de la clientèle d'un institut, d'un salon de massage ou d'une onglerie.

Qui est concerné, qui ne l'est pas

• Concerné : vous êtes assujetti à la TVA (vous la facturez et la déclarez) et vous enregistrez vos encaissements dans un logiciel, une application ou une caisse. Le support importe peu : logiciel installé, application mobile, service en ligne.
• Dispensé : vous bénéficiez de la franchise en base de TVA (le régime de la plupart des micro-entrepreneurs). L'administration précise que les assujettis en franchise en base ne sont pas soumis à l'obligation, ainsi que ceux qui ne réalisent que des opérations exonérées de TVA.
• Hors champ : vous tenez vos encaissements à la main, sur un carnet ou un cahier de recettes. L'obligation ne naît que si un logiciel sert à enregistrer les paiements. Un tableur utilisé pour ça est toutefois considéré comme un logiciel.

Un point mérite attention : le passage de la franchise au régime réel de TVA, quand le chiffre d'affaires grandit, fait entrer l'établissement dans l'obligation. Mieux vaut y avoir pensé avant que le seuil soit franchi.

La preuve de conformité : certificat ou attestation

Ce n'est pas au professionnel de prouver lui-même que son logiciel est conforme : c'est l'éditeur qui fournit la preuve, et le professionnel doit pouvoir la présenter en cas de contrôle. Deux documents sont admis : un certificat délivré par un organisme accrédité, aujourd'hui le LNE ou Infocert, ou une attestation individuelle de conformité délivrée par l'éditeur.

Cette seconde possibilité a connu un aller-retour. La loi de finances pour 2025 (article 43) l'avait supprimée, avec une période de tolérance, pour ne conserver que le certificat. La loi de finances pour 2026 (loi n° 2026-103 du 19 février 2026, article 125) a rétabli l'attestation de l'éditeur. En 2026, les deux modes de preuve coexistent donc à nouveau. Un éditeur sérieux dit clairement lequel il fournit, et ne se réclame pas d'une certification qu'il n'a pas obtenue.

L'amende : 7 500 € par logiciel

L'article 1770 duodecies du CGI prévoit une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse non conforme, ou pour lequel le professionnel ne peut pas produire de justificatif. Le professionnel dispose ensuite de 60 jours pour se mettre en conformité ; passé ce délai, l'amende peut être appliquée de nouveau. Le contrôle peut être inopiné.

Ce que ça change concrètement dans un institut

• Vérifiez d'abord votre régime de TVA : en franchise en base, vous n'êtes pas concerné, mais anticipez le passage au réel.
• Si vous êtes assujetti et que vous encaissez via un logiciel, demandez à votre éditeur son certificat ou son attestation, et conservez-le avec vos documents comptables.
• Chaque vente soldée doit laisser un justificatif figé : numéroté en continu, daté, non modifiable. Une correction se fait par un avoir et une nouvelle note, jamais en retouchant l'original.
• Gardez les exports de vos encaissements : la conservation et l'archivage font partie des quatre conditions légales.

Chez RendV, la caisse émet pour chaque vente soldée une note de paiement numérotée en continu par établissement, dont le contenu est figé et chaîné par empreinte cryptographique, avec des clôtures journalières, mensuelles et annuelles. Ce fonctionnement a été conçu sur le référentiel de certification des systèmes de caisse publié par le LNE. Nous communiquerons la preuve de conformité au moment où elle sera délivrée, pas avant.