Combien coûte un logiciel de réservation pour un institut en 2026 ?

Le prix affiché d'un logiciel de réservation dit rarement ce qu'il coûtera vraiment. Selon le modèle, la facture dépend du nombre de rendez-vous, des options activées ou des frais de paiement. Voici les trois modèles qui existent, les lignes à vérifier avant de signer, et une méthode pour comparer sur une base honnête.

Trois modèles de prix

1. L'abonnement fixe

Un montant mensuel ou annuel, identique quel que soit le nombre de rendez-vous. C'est le modèle le plus prévisible : la charge est connue d'avance, elle ne grimpe pas quand l'activité grimpe. Le point à vérifier est l'engagement : certains abonnements imposent douze mois, d'autres se résilient à tout moment.

2. La commission par rendez-vous

Le logiciel est gratuit ou peu cher, mais prélève un pourcentage sur certains rendez-vous, en général ceux amenés par la plateforme elle-même. Le coût est invisible sur le devis et proportionnel à votre chiffre d'affaires : plus vous travaillez, plus vous payez. Ce modèle se défend quand la plateforme apporte réellement des clientes nouvelles ; il devient cher dès que ces clientes reviennent, car la commission peut continuer à s'appliquer à des personnes que vous auriez fidélisées de toute façon.

3. L'offre « gratuite » financée par les options

L'agenda ne coûte rien, mais les rappels SMS, la mise en avant, le paiement en ligne ou l'export des données sont payants. La facture réelle dépend de ce que vous activez. Ce n'est pas malhonnête en soi, mais il faut additionner les options dont vous aurez besoin pour comparer.

Les coûts cachés à vérifier

• Les SMS : inclus, en pack, ou facturés à l'unité ? Un rappel par rendez-vous représente vite plusieurs centaines de messages par mois.
• Les frais de paiement en ligne : qui les paie, vous ou la cliente, et à quel taux ?
• La durée d'engagement et les conditions de résiliation.
• Les frais d'installation, de formation ou de reprise de vos données.
• La récupération de votre fichier clientes si vous partez : un export doit être possible, gratuitement.
• Le nombre d'établissements et de collaborateur·ices inclus dans le prix.

Les frais de paiement en ligne, concrètement

Quand une cliente paie d'avance par carte, le prestataire de paiement prélève des frais. Chez Stripe, en France, ils sont de 1,5 % + 0,25 € par transaction pour une carte standard de l'Espace économique européen, de 2,5 % + 0,25 € pour une carte britannique et de 3,15 % + 0,25 € pour une carte internationale. Sur une prestation à 60 € réglée avec une carte française, cela représente 1,15 €. Certains logiciels ajoutent leur propre marge à ces frais : demandez le taux réel, pas le taux Stripe.

Ces frais ne s'appliquent que si vous activez le paiement en ligne. Un institut qui encaisse au comptoir ne les supporte pas. Et il existe deux façons de les traiter : les absorber, ou les ajouter au prix payé par la cliente pour toucher votre prestation au montant exact.

HT ou TTC : ça dépend de votre régime de TVA

Les éditeurs affichent souvent leurs prix hors taxes. Si vous êtes assujetti·e à la TVA, vous la récupérez et le prix HT est le bon repère. Si vous êtes en franchise en base de TVA, le régime de la plupart des micro-entrepreneur·es, vous ne la récupérez pas : c'est le prix TTC qui sort réellement de votre trésorerie, soit 20 % de plus que le prix affiché.

Une méthode simple pour comparer

• Partez de votre activité réelle : nombre de rendez-vous par mois, panier moyen, part de nouvelles clientes.
• Pour un abonnement, prenez le prix TTC si vous êtes en franchise, plus les options nécessaires.
• Pour une commission, multipliez le pourcentage par le chiffre d'affaires concerné. À titre d'exemple, dix rendez-vous à 55 € par mois soumis à une commission de 20 % coûtent 110 € par mois, soit plus de 1 300 € par an.
• Ajoutez les frais de paiement si vous encaissez en ligne, et les SMS si vous les payez à part.
• Comparez les totaux annuels, engagement compris.

Ce que coûte RendV

RendV fonctionne à l'abonnement fixe, sans commission sur les rendez-vous : Découverte à 14,95€ HT/mois, Essentiel à 29,95€ HT/mois, Prestige à 49,95€ HT/mois. En formule annuelle, deux mois sont offerts (Découverte 149,50€ HT/an, Essentiel 299,40€ HT/an, Prestige 499,50€ HT/an). Sans engagement : le mensuel se résilie à tout moment, l'annuel n'engage que l'année déjà payée. Les rappels par e-mail et SMS sont inclus, le paiement en ligne est facultatif et vous choisissez qui supporte les frais de carte. L'essai dure 30 jours, sans carte bancaire.