Sophrologue, naturopathe, réflexologue : quel logiciel de prise de rendez-vous en cabinet ?

Les logiciels de prise de rendez-vous sont presque tous nés pour la coiffure et l'esthétique : des prestations courtes, enchaînées, dans un salon ouvert du mardi au samedi. Un cabinet de sophrologie, de naturopathie ou de réflexologie ne fonctionne pas comme ça. Les séances durent une heure, la première plus longtemps, le suivi s'étale sur des semaines, le local est parfois partagé et une partie des séances se fait à distance. Voici ce qu'il faut regarder, dans l'ordre, pour choisir un outil qui suit votre pratique au lieu de la tordre.

1. Des horaires par jour, pas une semaine type

Beaucoup de praticiens reçoivent deux ou trois jours par semaine, parfois dans un cabinet loué à la demi-journée, parfois chez eux le reste du temps. L'outil doit permettre des horaires différents chaque jour, une pause, et des fermetures ponctuelles ou récurrentes posées en quelques secondes. Si changer un mardi demande de refaire toute la semaine, vous n'ouvrirez jamais votre agenda en ligne.

2. La première séance comme une prestation à part

Bilan, anamnèse, temps d'échange : la première séance dure plus longtemps et se facture souvent autrement. Elle doit exister comme une prestation distincte, avec sa durée et son prix, décrite comme réservée aux nouvelles personnes. Les suivis forment une deuxième prestation. Un outil qui ne connaît qu'une durée par rendez-vous vous obligera à bricoler.

3. Le rappel la veille et l'acompte, réglés séance par séance

Avec six séances par jour au plus, une absence pèse lourd. Le rappel la veille, par e-mail ou SMS, doit partir sans vous. L'acompte ou l'empreinte bancaire doit pouvoir se régler sur une prestation précise, pas sur tout le cabinet : vous le voudrez sur le bilan de deux heures, pas sur un suivi de trente minutes. Et vos conditions d'annulation doivent s'afficher avant le paiement : sans cela, la somme versée est présumée être des arrhes, avec des règles différentes de celles d'un acompte.

4. En cabinet, à domicile ou à distance

Chaque prestation doit dire où elle se passe, et la personne doit le choisir en réservant, puis le relire sur sa confirmation. Pour une séance à distance, le lien de visioconférence reste le vôtre : attendez-vous à l'envoyer vous-même, peu d'outils de réservation en créent. Pour une séance à domicile, le temps de trajet doit se bloquer avant et après le rendez-vous, sinon deux séances se chevauchent.

5. Les suivis vendus en forfait

Un accompagnement de cinq séances se vend comme un ensemble : un prix global, payé en une fois ou en plusieurs mensualités, et une séance décomptée à chaque rendez-vous honoré. C'est ce qui vous évite de courir après la troisième séance et de ressaisir un paiement à chaque fois.

6. La note après chaque séance

Au-delà de 25 € TTC, vous devez remettre une note à votre client ; en dessous, elle est due sur demande. Numérotée en continu, avec vos mentions légales et, si vous êtes en franchise en base, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Un outil qui l'émet et l'envoie seul après chaque séance soldée vous épargne une tâche quotidienne et des oublis coûteux. Nous détaillons les règles dans notre article sur la note après une séance.

7. Un outil, pas un annuaire de thérapeutes

Certaines plateformes vendent de la visibilité : votre fiche à côté de dix autres cabinets, parfois contre une commission ou un abonnement de mise en avant. Demandez-vous ce que vous achetez. Si vos clients viennent du bouche-à-oreille et de votre fiche Google, ce qu'il vous faut est un lien de réservation à vous, un fichier clients que vous pouvez exporter à tout moment, et une page qui ne vous met en concurrence avec personne.

Les questions à poser avant de choisir

• Puis-je ouvrir des horaires différents chaque jour, et fermer un jour précis en deux clics ?
• Puis-je créer une première séance plus longue et un suivi plus court, chacun à son prix ?
• L'acompte se règle-t-il prestation par prestation, avec mes conditions d'annulation affichées avant le paiement ?
• Une prestation peut-elle être marquée « à distance » ou « à domicile » ?
• Puis-je vendre un forfait de plusieurs séances, payable en plusieurs fois ?
• Une note numérotée part-elle après chaque séance, avec la mention de franchise de TVA si c'est mon régime ?
• Puis-je exporter mes clients et mon historique, gratuitement, quand je veux ?

RendV Pro répond oui à ces sept questions, et dit clairement ce qu'il ne fait pas encore : pas de séances de groupe, pas de questionnaire intégré, pas de lien de visioconférence généré. Horaires par jour, durées par séance, séances à distance ou à domicile, export et note pour chaque séance payée en ligne sont sur toutes les offres ; l'acompte et les forfaits sur Essentiel et Prestige ; l'encaissement au cabinet avec sa note sur Prestige. Un abonnement fixe (Découverte à 14,95€ HT/mois, Essentiel à 29,95€ HT/mois, Prestige à 49,95€ HT/mois), aucune commission sur vos séances, 30 jours d'essai avec toutes les fonctionnalités, sans carte bancaire.